Tổ chức du lịch cho đoàn, công ty: 6 bước lên kế hoạch

Bước 1: Chốt mục tiêu và số người

Xác định đây là chuyến nghỉ dưỡng, gắn kết đội nhóm hay kết hợp hội họp. Mục tiêu quyết định điểm đến, số ngày và loại hoạt động. Số người dự kiến ảnh hưởng đến giá, phương tiện và khách sạn.

Bước 2: Đặt ngân sách và thời gian

Chốt ngân sách bình quân mỗi người và khoảng thời gian có thể đi. Tránh các ngày cao điểm nếu cần giữ chi phí thấp; hỏi tư vấn để chọn thời điểm vừa thuận tiện vừa hợp lý về giá.

Bước 3: Chọn điểm đến và lịch trình

Cân nhắc độ tuổi, sức khoẻ và sở thích của các thành viên. Lịch trình cho đoàn nên có thời gian tự do hợp lý, không dồn quá nhiều điểm trong một ngày.

Bước 4: Thống nhất dịch vụ bằng văn bản

Yêu cầu báo giá ghi rõ phương tiện, khách sạn, bữa ăn, vé tham quan, hướng dẫn viên và các khoản không bao gồm. Thống nhất chính sách đổi, huỷ và điều chỉnh số lượng khách trước khi đặt cọc.

Bước 5: Chuẩn bị thông tin cho thành viên

Gửi lịch trình, giờ tập trung, danh sách đồ cần mang và đầu mối liên hệ cho tất cả thành viên. Thu thập trước thông tin về dị ứng, bệnh nền hoặc yêu cầu ăn uống đặc biệt.

Bước 6: Chứng từ và thanh toán

Doanh nghiệp thường cần chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí. Hãy báo đơn vị tổ chức ngay từ đầu để thống nhất hình thức thanh toán và thông tin xuất hoá đơn; khi cần chắc chắn về hạch toán, hãy hỏi kế toán của công ty.

Nên báo giá theo số người hay theo đoàn?

Hãy cho đơn vị tổ chức biết số người dự kiến và biên độ có thể thay đổi để được báo giá sát nhất.